Какие документы можно проводить в авансовом отчете в 2020 году

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Какие документы можно проводить в авансовом отчете в 2020 году». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.

Правила работы в 2020 году

Изменения по подотчетным суммам в 2020 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма ограничена 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Кассовым чеком или бланком строгой отчетности (далее — БСО) подтверждается фактическая оплата (то есть факт, что подотчетное лицо полученные деньги потратил). Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.

Оправдательные документы

В законе не содержится требований об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Одновременно с этим каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что определено п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Организации имеют право выбора:

Авансовый отчет

  • название;
  • серия;
  • нумерация БСО;
  • дата оплаты и дата оформления БСО;
  • наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
  • наименование и стоимость услуг;
  • должность, личная подпись и Ф.И.О. сотрудника поставщика;
  • печать (при наличии);
  • выходные сведения типографии, изготовившая бланк.

Форма АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В большинстве случаев ее использование является самым удобным вариантом, так как типовой бланк содержит все необходимые реквизиты и данные и не требует отдельной доработки.

С использованием унифицированной формы АО-1

Нет, не нужно. В данном случае подтверждением расходов будут кассовые, товарные чеки, БСО и иные документы, обосновывающие правомерность понесенных затрат. Документ (чек, формируемый банкоматом при снятии средств) прикладывать к отчету не нужно, так как расход он не подтверждает.

FAQ по вопросам составления авансового отчета

  • наименование организации (или ФИО ИП);
  • дату и номер документа;
  • данные о сотруднике, получившем деньги под отчет;
  • цели, на которые выданы средства;
  • данные об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
  • сумму выданного и истраченного аванса;
  • количество подтверждающих документов;
  • бухгалтерские проводки;
  • данные о внесенном остатке или выданном перерасходе по итогам проверки отчета;
  • подписи лиц, ответственных за проверку и утверждение отчета.

Чеки и БСО рекомендуем проверять тщательно. И тем более — не терять! Иначе бухгалтерия может отказать в возмещении расходов на командировку при их отсутствии. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата — вполне допустимо.

Виды документов для авансового отчета

Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа. Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде. В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет. Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.

Рекомендуем прочесть:  Что Считается Отоплением В Подьезде

Новые требования к кассовым чекам: можно ли теперь учесть расходы, если чек оформлен на физлицо?

Авансовый отчет по командировке — докладная записка, в которой указываются данные, перечисленные ниже:. Согласно Указанию Банка России от Законодательством не предусмотрена передача наличности другому работнику. В случае такой необходимости, придётся вернуть средства в кассу и осуществить процедуру заново. Если принято решение об ограничении списка подчинённых, которые праве получать подотчётные суммы, потребуется распоряжение, составленное в произвольной форме.

  1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
  2. Утверждается руководителем.
  3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Оформление авансового отчета: общие правила

Изменений по авансовым отчетам в 2020 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Авансовые отчеты в 2020 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

  • Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
  • Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
  • Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

В-третьих, банки также следят за крупными суммами, которые выдаются под отчет и переводятся на корпоративные карты, особенно, если эти суммы не сопоставимы с полученными доходами компании или предпринимателя или не сопоставимы с суммами уплаченных налогов.

Правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами

деятельность клиента, в рамках которой производятся операции по зачислению денежных средств на банковский счет и списанию денежных средств с банковского счета, не создает у его владельца обязательств по уплате налогов либо налоговая нагрузка является минимальной;

Отрицательные моменты действующего порядка выдачи средств под отчет

В силу ч.ч. 3, 4 ст. 245 ТК РФ по договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Рекомендуем прочесть:  Верховный Суд Истребование Из Чужого Незаконного Владения Земельного Участка

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Многие знают, что с 1 июля 2020 года действуют многочисленные поправки по ККТ. Однако изменения не сводятся лишь к установке онлайн-касс и фискальных накопителей. Одно из новшеств – изменения в оформлении бланков строгой отчетности (БСО). Поясним, что теперь требовать от работников, получившим деньги на хозяйственные расходы или командировку.

Отмена «бумажных» БСО

С 1 июля компании и ИП, оказывающие услуги, должны формировать БСО или обычные кассовые чеки на онлайн-кассах в фискальном режиме. Следовательно, если человек, например, оплатил мойку авто в командировке (или другие услуги), он уже не может сдать в бухгалтерию бумажную квитанцию. Он должен принести новый БСО в котором есть все обязательные реквизиты кассового чека.

На кого новые правила выдачи БСО не распространяются: таблица

Законодатели предусмотрели некоторые исключения. Так, например, новшества, не коснутся ИП без наемных работников, которые продают товары собственного изготовления, своими силами оказывают услуги или выполняют работы: им разрешено использовать бумажные БСО до 01.07.2021 (Закон № 129-ФЗ от 06.06.2020, Письмо Минфина № 03-01-15/28134 от 18.04.2020). Более подробно об исключениях — в таблице.

Не следует забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении сотрудника в однодневную поездку, суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749).

Для правильного отражения расходов по приему и обслуживанию российских и иностранных делегаций рекомендуем оформлять следующие документы (см. Письма Минфина № 03-03-06/4/26 от 22.03.2010 и № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007):

Представительские расходы

Все оправдательные документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование контрагента, дата, содержание факта хозяйственной жизни, количество, стоимость, а также Ф.И.О., должность и подпись лица, составившего отчет.

На это отводится три дня после возвращения. Потребуется заполнить бланк специального образца и приложить документы, подтверждающие затраты. Бумагу можно составить вручную или с помощью компьютера. В коммерческих структурах инструкции разрабатываются руководством, а бюджетники следуют Методическим рекомендациям, установленным Приказом Минфина РФ от Для покрытия служебных нужд в период командировки подчинённому может быть предоставлена денежная сумма.

Авансовый отчет по командировке 2020 — образец заполнения, пример, проводки

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете. Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа.

Авансовый отчет: что можно принять к учету

После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы. В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:. Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке , а бухгалтерии — с отражением проводок в учёте.

Рекомендуем прочесть:  При Вступлении В Брак Какая Фамилия Пока Не Сменен Паспорт

  1. Если подтверждающие документы оформлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский. Нет острой необходимости в переводе всех данных. Переводить следует только существенную информацию, которая является важной для составления авансового отчета.
  2. Бывают ситуации, когда предоставление услуг, приобретение товара или другие расходы приходятся на выходной день. Нужно помнить, трудовая инспекция контролирует работу сотрудников в выходные дни, ведь это время предназначено для отдыха. Чтобы не возникло проблем, лучше совершать сделки в рабочие дни.
  3. Форма авансового отчета может быть разработана компанией самостоятельно. Естественно, она должна быть утверждена в учетной политике. Напомним, с 2013 использование унифицированной формы АО-1 было отменено. Однако практика показывает, многих она вполне устраивает, поэтому для оформления авансового отчета и сегодня используется этот бланк.
  4. Юридические лица имеют право рассчитываться с частными предпринимателями по одному договору на сумму до ста тысяч рублей. Таким образом, если сделка подразумевает использование более крупных сумм, ответственное лицо должно позаботиться о том, чтобы заключить с поставщиком необходимое количество договоров, каждый из которых не будет превышать указанную сумму. Но это касается лишь тех ситуаций, когда расчет осуществляется наличными. Данное ограничение не распространяется на сделки, по которым осуществляется безналичный расчет. Как правило, для таких расчетов организации используют специальный счет или корпоративную карту. Нужно помнить, ели подотчетное лицо получает средства таким способом, процедура оформления авансового отчета остается прежней.
  5. Компания может выдавать подотчетному лицу абсолютно любую сумму. Как правило, какие-либо ограничения устанавливаются лишь корпоративными правилами. Не стоит забывать, даже маленькая сумма должна учитываться в авансовом отчете.

Как подтверждать расходы

Однако на ситуацию можно посмотреть и с другой стороны. В том случае, если подотчетное лицо действительно привезло купленный товар или оплатило услуги, цену которых можно проверить, то компания возмещает расходы своего сотрудника. Хотя здесь имеются некоторые нюансы. Во-первых, у работодателя должно быть желание идти навстречу сотруднику, который потерял подтверждающие документы. Во-вторых, с работника удерживается 13% от подотчетной суммы. Так как невозможно доказать трату средств, закон считает их доходом налогоплательщика, который обязательно должен облагаться налогом.

Что если нет подтверждающих документов

По расходному кассовому ордеру подотчетное лицо получает деньги в кассе компании. Естественно, в этом документе должна быть указана цель, на которую будут потрачены средства. Закон не ограничивает сроки, на которые выдаются данные средства. Эти сроки устанавливают руководители компании.

Что касается общего в практике хозяйственных субъектов, это применение единой общеотраслевой формы авансового отчета АО-1. Узнаваем бланк и для бюджетных учреждений, имеющий незначительные отличия от базовой формы, его код 0504505.

С августа 2017 года начали действовать новые правила на выдачу денег сотрудникам. Кто теперь имеет право получить подотчетные средства и как их выдавать в 2020 году, расскажем в статье. 14 января 2020 Автор: Задорожнева Александра Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году.

Оправдательные документы к авансовому отчету с 1 июля 2020

О чем нужно рассказать сотрудникам, прежде выдать им деньги в подотчет? Первое – большинство чеков ККТ станут электронными. Компания вправе принять такие чеки и отнести суммы по ним на расходы, но если в таких документах будут отражены все необходимые реквизиты.