Как в 1с отражать потери от возврата билета сотрудником в авансовом отчёте
⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Доброго времени суток, дорогие читатели блога, прямо сейчас мы будем постигать возможно самую необходимую и интересующую Вас тему — Как в 1с отражать потери от возврата билета сотрудником в авансовом отчёте. После прочтения у Вас могут остаться вопросы, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже.
Мы всегда и постоянно обновляем опубликованную информацию, в этом модете быть уверены, что Вы прочтете всю самую новую информацию.
Дело в том, что специалисты Минфина России считают, что сбор за возврат билета нельзя отнести к командировочным расходам. Такой вывод содержится в письме от 18.07.2022 № 03-11-06/2/41888. В этом письме разъяснения даны для компании на «упрощенке», но они применимы и для организаций на общей системе. Ведь порядок учета командировочных расходов при УСН и ОСН один и тот же (подп. 13 п. 1 ст. 346.16, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Приведем аргументацию чиновников.
С ситуацией, которую рассмотрел Минфин России, сталкиваются многие компании. Предположим, организация направляет своего работника в командировку. Для этих целей приобретается билет на поезд или самолет. Позднее по каким-либо причинам (например, в связи с болезнью работника или же производственной необходимостью) командировка отменяется или переносится дата выезда. Ранее купленный билет организация вынуждена сдать. При этом транспортные организации возвращают стоимость билета за минусом сбора (штрафа). Взимание сбора за возврат как железнодорожных, так и авиабилетов установлено на законодательном уровне (п. 60, 157 Правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденных приказом МПС России от 26.07.2002 № 30, п. 97, 98, 100 Правил формирования и применения тарифов на регулярные воздушные перевозки пассажиров и багажа, взимания сборов в области гражданской авиации, утвержденных приказом Минтранса России от 25.09.2008 № 155, ст. 108 Воздушного кодекса РФ).
Выбираем статью расходов
Как видите, финансисты в принципе дали положительный ответ на вопрос. Отметим, что специалисты финансового ведомства допускают учет расходов в виде штрафа за переоформление и возврат билетов, предусмотренного сторонами за невыполнение условий возмездного договора по приобретению билетов, на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ (письма Минфина России от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786, от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616).
Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.
Как учесть электронный билет в авансовом отчете
Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011г. №03-04-06/6-49, от 06.03.2012г. №03-04-06/3-57). Почему для налога на прибыль данный вывод чиновников не работает, остается загадкой…
Содержание статьи:
Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой, т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.
Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).
- Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
- Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
- Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)
Сотрудник отчитывается
- Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
- Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
- В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.
Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.
Авансовые отчеты в 1С 8
Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.
Выдача денежных средств
Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.
При этом работодатель может как выдать работнику деньги на приобретение билетов, так и самостоятельно купить ему билеты. Стоимость приобретенных авиабилетов отражается в составе денежных документов на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы», в сумме фактических затрат на их приобретение ( Инструкция , утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Поэтому приобретение авиабилета отражается проводками:
Как в 1с отражать потери от возврата билета сотрудником в авансовом отчёте
- Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Кт 50.03 «Денежные документы» – билет возвращен продавцу;
- Дт 51″Расчетные счета» – Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – продавец перечислил стоимость возвращенного билета;
- Дт 91.2 «Прочие расходы» – Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – учтена в составе прочих расходов разница между стоимостью сданного билета (без НДС) и полученной при возврате билета суммой.
См. также
Расходы на приобретение авиабилета относятся к расходам, возникающим у организации в рамках ее трудовых отношений с работниками. Такие расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются в том отчетном периоде, к которому относятся ( п. 5 , 16 , 18 ПБУ 10/99 ).
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Затраты на использованные билеты могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника.
Организация имеет право принять к вычету НДС, выделенный отдельной строкой в распечатанной на бумажном носителе маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, который необходимо зарегистрировать в книге покупок не ранее того налогового периода, в котором утвержден авансовый отчет командированного сотрудника.
Записи в бухгалтерском учете приведены далее в ответе.
Как в 1с отражать потери от возврата билета сотрудником в авансовом отчёте
По общему правилу при определении налоговой базы по налогу на прибыль организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, входят расходы на командировки, в частности:
— на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при подтверждении производственного характера служебной поездки (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873). Расходы будут признаны на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
По мнению официальных органов, документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, являются маршрут-квитанция, которая оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или любой другой документ. Кроме того, расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, если имеется распечатка электронного билета (смотрите, например, письма Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384, от 04.02.2009 N 03-03-07/3 и УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214). В письме Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12256 разъясняется, что контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, для целей налогообложения прибыли является документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета.
Учитывая приведенные разъяснения официальных органов, полагаем, что в данной ситуации затраты на использованные билеты могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника.
Как мы поняли, при приобретении билета был уплачен сервисный сбор; такие расходы, на наш взгляд, также могут быть признаны при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (смотрите соответствующие материалы под ответом).
Сотрудник в январе 2022 года направляется в командировку. Генеральный директор с корпоративной карты (принадлежащей организации (общая система налогообложения), операции по которой учитываются на счете 55 как прочие специальные счета) приобрел в декабре 2022 года электронный билет для этого сотрудника стоимостью 12 870 руб. (в т.ч. НДС 10% — 127,27 руб.). В целях налогообложения прибыли используется метод начисления.
Как правильно учесть данные операции в бухгалтерском и налоговом учете?
По Плану счетов и с учетом п.п. 1.5, 1.12, 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение N 266-П) операции с использованием корпоративной банковской карты допустимо отражать на отдельном субсчете, открытом к счету 55 «Специальные счета в банках».
Денежные средства, списанные с банковского счета организации в соответствии с Положением N 266-П, считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты, то есть приобретение товаров (работ, услуг) по корпоративной карте организации признается выдачей денег под отчет. В этой связи расчеты с держателем карты следует осуществлять с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». И поэтому оплата сотрудником расходов банковской картой не освобождает его от обязанностей отчитаться авансовым отчетом, прилагая другие оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы и оформленные в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Поясним: по п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
План счетов прямо не определяет порядок учета электронных железнодорожных билетов; на наш взгляд, для них могут быть применены те же правила, что и для находящихся в кассе организации оплаченных авиабилетов. При таком подходе по дебету субсчета «Денежные документы» счета 50 «Касса» отражается поступление денежных документов в кассу организации, а по кредиту — выдача денежных документов из кассы организации; в данном случае в корреспонденции с дебетом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Составление авансового отчета на полученные денежные документы (проездные билеты) подотчетным лицом по возвращении из командировки прямо законодательством не предусмотрено. Однако только после утверждения авансового отчета работника по командировке стоимость использованного им проездного билета списывается на расходы организации (п.п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Подытожим: приобретение билетов посредством корпоративной карты отражается следующими записями (все суммы приведены без выделения сумм НДС):
Дебет 71, субсчет «Расчеты с держателем карты» Кредит 55, субсчет «Корпоративная карта»
— 12 870 руб. — в оплату билетов списаны средства с корпоративной карты;
Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 71, субсчет «Расчеты с держателем карты»
— 12 870 руб. — оприходованы приобретенные сотрудником билеты в сумме фактических затрат на их приобретение;
Дебет 71, субсчет «Расчеты с командированным сотрудником» Кредит 50, субсчет «Денежные документы»
— 12 870 руб.- билеты выданы сотруднику, направляемому в командировку.
При определении объекта обложения налогом на прибыль (от суммы финансового результата до налогообложения, рассчитанного по правилам бухучета), по таким расходам корректировка на разницы НК не предусмотрена.
Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?
Налог на прибыль
Отмена командировки работника оформляется приказом руководителя предприятия, независимо от того, на каком этапе это происходит (до или после отъезда работника). Приказ об отмене (переносе) командировки должен содержать:
Когда РКО (Выдача наличных) создается из «Авансового отчета», тогда в документе автоматом подтягивается вид операции, получатель, счет учета и организация. Сумму, статью ДДС пользователь проставляет вручную. После проведения РКО, в закладке «Аванс» авансового отчета надо выбрать этот РКО. Тогда в Авансовом отчете автоматом отобразится его сумма и валюта.
Как учитывать в 1С 8 2 аванс
Учет в 1С 8 2 аванса происходит благодаря документу «Авансовый отчет». Он фиксирует операции по взаиморасчетам с подотчетными лицами (сотрудниками), операции поступления через таких лиц на склад организации ТМЦ, МБП, ОС, прочих материальных и нематериальных активов в национальной валюте.
Порядок заполнения авансового отчета
Во вкладке «Оплата» отображается сумма выданных денег в 1С 8 2 под аванс в счет предстоящей поставки или выплаченная наперед сумма поставщику за купленные ТМЦ. В закладке указывается вид документа (расхода), его дата, номер, наименование поставщика, договор с ним, содержание операции и ее сумма вписываются вручную, счета расчетов проставляются автоматически.
06 Окт 2020 etolaw 255