Сроки Хранения Личных Дел Занятости Населения

Личные дела уволенных сотрудников

1) Приказы, распоряжения; записки, заменяющие приказы, постановления и документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении, об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий, о поощрении, премировании, награждении, об отпусках с тяжелыми условиями труда, об уходе за ребенком, об отпуске без сохранения заработной платы, о перемене фамилии, о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках с вредными и тяжелыми условиями труда.

При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, оформить завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись. 2 При этом на титульном листе сдаваемого в архив дела указывается наименование организации или предприятия, индекс в соответствии с номенклатурой дел, отмечается дата открытия и закрытия дела, а также срок хранения. 3 Документы, подлежащие сдаче в архив, подшиваются в отдельную папку с твердой обложкой.

ИнфоПравил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:
для граждан;

В некоторых случаях дела хранятся дольше одного года. К ним относятся, например, документы, касающиеся кадрового учета. Инструкция 1 Чтобы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время текущего документооборота.

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

Срок хранения личных дел сотрудников 2022

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

  • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
  • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
  • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
  • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
  • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
  • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
  • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
  • срок хранения дела.
  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

Законодательная база Российской Федерации

2.2.1. Личные дела безработных граждан, период безработицы которых засчитывается в трудовой стаж в соответствии с пунктом 2 статьи 30 Закона Российской Федерации «О занятости населения в Российской Федерации», подлежат хранению 75 лет — «В» в архиве центра занятости.

3.3. Карточки учета граждан, ищущих работу, и граждан, обратившихся за консультацией, обозначенные в пункте 2.3 Инструкции, должны быть сформированы в раздельные картотеки и передаваться в архив центров занятости с указанием в журнале общего количества карточек в каждой картотеке (при этом карточки учета граждан в картотеках должны располагаться в хронологическом порядке по дате снятия лица с учета), а внутри хронологического периода — по алфавиту фамилий.

4.1. Архив центра занятости на основании хранящихся документов выдает организациям архивные справки, архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные справки, архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально — правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает обязательный для всех районных и городских центров занятости населения (в дальнейшем — центр занятости) порядок учета и хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в центры занятости по вопросам трудоустройства.

На основании Инструкции «О порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости по вопросам трудоустройства», утвержденной Приказом ФСЗ России от ____ N ____, выделены к уничтожению следующие документы:

Приказ ФСЗ РФ от N 98; Об утверждении Инструкции о порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в центры занятости по вопросам трудоустройства

3.3. Карточки учета граждан, ищущих работу, и граждан, обратившихся за консультацией, обозначенные в пункте 2.3 Инструкции, должны быть сформированы в раздельные картотеки и передаваться в архив центров занятости с указанием в журнале общего количества карточек в каждой картотеке (при этом карточки учета граждан в картотеках должны располагаться в хронологическом порядке по дате снятия лица с учета), а внутри хронологического периода — по алфавиту фамилий.

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает обязательный для всех районных и городских центров занятости населения (в дальнейшем — центр занятости) порядок учета и хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в центры занятости по вопросам трудоустройства.

4.1. Архив центра занятости на основании хранящихся документов выдает организациям архивные справки, архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные справки, архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально — правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Рекомендуем прочесть:  Снт Имеет Право Отключать Электроэнергию

На основании Инструкции «О порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости по вопросам трудоустройства», утвержденной Приказом ФСЗ России от ____ N ____, выделены к уничтожению следующие документы:

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает обязательный для всех районных и городских центров занятости населения (в дальнейшем — центр занятости) порядок учета и хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в центры занятости по вопросам трудоустройства.
Для организации этой работы центрами занятости создаются районные, городские, районные (в городах) архивы.
1.2. Контроль за выполнением данной Инструкции возлагается на директора центра занятости.

В целях обеспечения сохранности документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию «О порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства»;
2. Руководителям органов занятости республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт — Петербурга:
— при организации работы органов занятости руководствоваться Инструкцией «О порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства»;
— довести названную Инструкцию до подведомственных органов занятости;
— в районных и городских центрах занятости определить лиц, ответственных за архив; в центрах занятости со штатной численностью свыше 20 человек предусмотреть должность архивариуса;
— выделить помещения для хранения районными и городскими центрами занятости населения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства;
— сообщать в Федеральную службу занятости России предложения и замечания по вопросам применения Инструкции «О порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства».
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Руководителя ФСЗ России Галанца В.Д.

2.1. К документам, заполняемым на граждан, обращающихся в центр занятости по вопросам трудоустройства, и подлежащим хранению в архиве, относятся:
— карточки персонального учета граждан, ищущих работу, и прилагаемые к ним документы, представляемые гражданами и заполняемые специалистами центра занятости (в дальнейшем — карточки учета);
— карточки учета граждан, обратившихся за консультацией.
2.2. Карточки учета безработных граждан и прилагаемые к ним документы, представляемые гражданами и заполняемые специалистами центра занятости, составляют личные дела безработных.
Изъятие из указанных дел каких-либо документов до истечения срока их хранения запрещается.
2.2.1. Личные дела безработных граждан, период безработицы которых засчитывается в трудовой стаж в соответствии с пунктом 2 статьи 30 Закона Российской Федерации «О занятости населения в Российской Федерации», п

Сроки Хранения Личных Дел Занятости Населения

ВажноВнесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания». Электронное личное дело Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства.
Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.

После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников. Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации. В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

  1. Автобиография (при наличии) или анкета, заполненная в качестве соискателя до приема на работу.
  2. Копия паспорта.
  3. Копия военного билета.
  4. Копия ИНН.
  5. Информация о СНИЛС.
  6. Копии документов об образовании.
  7. Фотография работника.
  8. Заявления о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность.
  9. Копии приказов о приеме, увольнении, кадровом перемещении.
  10. Экземпляр трудового договора.
  11. Листы аттестации.
  12. Уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку и заявление работника по этому вопросу.
  13. Характеристики и рекомендательные письма.
  14. Копии документов о поощрениях и награждениях.
  15. Прочие документы о трудовой деятельности.

Поскольку в состав личного дела включают информацию в том числе содержащую персональные данные, к порядку его ведения и последующего хранения предъявляют определенные требования. Так, доступ к ним должен иметь ограниченный круг лиц. Например, только из кадровой службы.

Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.

Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.

Как правило, личное дело формируют в течение 7 дней после приема работника. Для этого на него заводят отдельную папку. Ее обложка выступает в качестве титульного листа. Заполняют, например, по форме из Приложения № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2022 № 526.

Номенклатура дел пересогласовывается с ЭПК Департамента по культуре и туризму Томской области не реже, чем один раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

РАЗЪЯСНЕНИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ПРИМЕРНЫХ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в центрах занятости населения, и носит рекомендательный характер. Для разработки примерных номенклатур дел использован «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558).

Рекомендуем прочесть:  Могут Ли Быть Братья Крестными У Детей Друг Друга

Примерная номенклатура дел является методической основой при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел центров занятости населения Томской области, которые являются источниками комплектования муниципальных и государственных архивов и должны иметь индивидуальные номенклатуры дел.

По истечении года, на который была составлена индивидуальная номенклатура дел, составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в истекшем году. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства. Номенклатура дел согласовывается ЭК организации, утверждается руководителем организации.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения снижать не допускается. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой и действующими перечнями документов, сроки хранения устанавливаются после рассмотрения и утверждения ЭПК Департамента по культуре и туризму Томской области.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Самыми важными документами, определяющими этапы взаимоотношения работника компании и его работодателя, являются личные дела сотрудников. Конкретных правил оформления личных дел не существует, так как, начиная с 2013 года, унифицированные формы перестали быть обязательными к применению.

  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником;
  • Экземпляр трудового договора, заключенного между работодателем и работником организации;
  • Анкета работника;
  • Документы, которые подтверждают образование сотрудника или определенный уровень квалификации;
  • Документы, которые отражают принятие на конкретную должность в организации данного работника (например, кадровые переводы);
  • Рекомендации предыдущих работодателей;
  • Ксерокопии всех необходимых личных документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, свидетельства и т.д.
  • Документы, подтверждающие увольнение работника (заявление сотрудника, приказ руководителя).

Тем не менее, определенного рода рекомендации для кадровиков все же имеются. Так, формировать личное дело целесообразно отдельно для каждого работника компании или предпринимателя. Для этой цели удобно использовать папки-скоросшиватели. Чтобы архивировать документы наиболее удобно, необходимо оформить обложку папки так, чтобы она отражала максимум полезной информации, а именно:

Для кадровой и бухгалтерской службы законодательством определена обязанность обеспечить надлежащее хранение документации, имеющей отношение к персоналу компании или индивидуального предпринимателя. Однако нередко среди специалистов бухгалтерии или отдела кадров возникают сомнения относительно того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников в архиве работодателя.

Для основной категории работников российских компаний срок хранения личных дел определен 75 годами со дня увольнения сотрудника. Однако существует группа занимаемых должностей, в отношении которых возникает потребность хранить документы постоянно. К ним относятся:

К вашим услугам адвокат в Санкт-Петербурге Ершов Сергей Викторович

В своей адвокатской деятельности я специализируюсь в различных отраслях права, отстаивая интересы как бизнеса, так и граждан: Гражданское и коммерческое право, Право интеллектуальной собственности, Международное право, Наследственное право, Семейное право, Трудовое право, Жилищное право, Административное право.

В своей работе не только обеспечиваю высокое качество юридической помощи, но и комплексное решение поставленных задач, индивидуальный подход, своевременное исполнение принятых обязательств, а также, что немаловажно — финансовую доступность. Буду рад сотрудничеству с Вами!

Оказывая юридическую помощь, адвокат:
дает консультации и справки по правовым вопросам как в устной, так и в письменной форме;
составляет заявления, жалобы, ходатайства и другие документы правового характера;
представляет интересы доверителя в конституционном судопроизводстве;
участвует в качестве представителя доверителя в гражданском и административном судопроизводстве;
участвует в качестве представителя или защитника доверителя в уголовном судопроизводстве и производстве по делам об административных правонарушениях;
участвует в качестве представителя доверителя в разбирательстве дел в третейском суде, международном коммерческом арбитраже (суде) и иных органах разрешения конфликтов;
представляет интересы доверителя в органах государственной власти, органах местного самоуправления, общественных объединениях и иных организациях;
представляет интересы доверителя в органах государственной власти, судах и правоохранительных органах иностранных государств, международных судебных органах, негосударственных органах иностранных государств, если иное не установлено законодательством иностранных государств, уставными документами международных судебных органов и иных международных организаций или международными договорами Российской Федерации;
участвует в качестве представителя доверителя в исполнительном производстве, а также при исполнении уголовного наказания;
выступает в качестве представителя доверителя в налоговых правоотношениях.

В своей деятельности, адвокат опирается на Кодекс профессиональной этики адвоката, устанавливающий обязательные для каждого адвоката правила поведения при осуществлении адвокатской деятельности, основанные на нравственных критериях и традициях адвокатуры, а также на международных стандартах и правилах адвокатской профессии.

Сколько хранить личные дела уволенных работников

Пока сотрудник трудится в компании, его личное дело хранится в кадровой службе (в шкафах, сейфах) или в приспособленном для хранения документов помещении. В личных делах содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила по защите персональных данных.

Обеспечить сохранность личных дел сотрудников работодатель обязан как во время их работы в компании, так и после увольнения. Что включает процедура подготовки личных дел к хранению? В течение какого срока личные дела подлежат хранению? Что грозит работодателю, не обеспечившего хранение личных дел сотрудников в течение нормативных сроков хранения? На эти вопросы ответим в статье.

Личные дела руководителей и работников компании нужно хранить 50 лет, если они закончены делопроизводством после 01.01.2003. Если же эта процедура произошла ранее указанной даты, срок хранения личных дел составляет 75 лет (п. 445 Перечня типовых архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2022 № 236). Такой же срок хранения предусмотрен для книг, журналов, карточек учета, базы данных личных дел (п. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236).

Документы личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Скрепки со всех документов до прошивки/переплета нужно удалить.

Данные из этих бумаг работник кадровой службы должен проверить, внести в личную карточку и вернуть сотруднику (ст. 65 ТК РФ, Постановление пятнадцатого Арбитражного Апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Если контролеры обнаружат в личном деле сотрудника копии указанных документов, работодателя оштрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013).

Рекомендуем прочесть:  Сколько Получает Мать Одиночка Ежемесячно 2022 На Ребенка В Чебоксарах

В России действует Закон об архивном деле. В развитие его положений Министерство культуры утвердило перечень типовых архивных документов со сроками хранения (приказ от 25.08.2010 г. № 558). Эти нормативные акты определяют срок хранения некоторых персональных данных. Точнее, их материальных носителей.

Организация заводит на каждого работника по трудовому договору личную карточку и личное дело. Личная карточка — обязательный документ. Дело же работодатель заводит по собственному желанию (кроме гос.органов и учреждений). В то же время личное дело — более информативно. Ведь здесь работодатель хранит копии документов — паспорта РФ, приказа о приеме на работу, трудовой договор и т.п.

Одним из основных принципов работы с данными является требование соблюдать срок хранения персональных данных. Причем Закон о персональных данных не содержит конкретных сроков. Что остается делать оператору? А тем более оператору-работодателю? Об этом расскажем ниже. А общие требования к хранению персональных данных и мероприятий по защите таких данных размещены в отдельных публикациях.

Сразу после увольнения работника работодатель должен изъять из личного дела копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и всех иных, которые содержат персональные данные. Однако в силу ст. 17 и 22.1 Закона об архивном деле работодатель обязан хранить документы, подтверждающие факт работы, документы о заработной плате, об отчислениях в ПФР и т.п. Хранит организация и невостребованные документы. И только спустя 75 лет их считают невостребованными.

Срок Хранения Личных Дел На 2022 Год

В разд. 4 Правил подробно изложены рекомендуемые требования к зданиям и помещениям архива. Конечно же, где разместить архив — в отдельном здании или выделить для этого комнату, зависит от размеров самой организации и количества документов, требующих хранения. Правила же, которым должны соответствовать помещения для хранения документов, одинаковы. Перечислим основные из них.

При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов. Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании.

Особенности порядка оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609. На практике личные дела обычно заводятся на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников. Ведение дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей.

ЦЭК — центральная экспертная комиссия ЦЭПК — центральная экспертно-проверочная комиссия ЭК — экспертная комиссия ЭПК — экспертно-проверочная комиссия … Книги по кадровому делопроизводству 130 пошаговых инструкцийдля кадровой работы КУРС КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

Поэтому и учет таких ресурсов должен осуществляться с соблюдением всех законодательных принципов и правил ведения кадрового документооборота. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Порядок хранения и ведения личных дел сотрудников

  • копии брачного свидетельства;
  • свидетельство о появлении на свет ребенка;
  • водительские права;
  • копию договора о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  • рабочие инструкции;
  • допсоглашения к трудовому контракту;
  • копии приказов о внутренних перемещениях и переводах;
  • подтверждения систематического прохождения медосмотров;
  • документальные подтверждения наличия ограничений физических способностей, обуславливающие предоставление специальных условий деятельности;
  • соглашение об ответственности за разглашение конфиденциальной информации (если штатная единица имеет к ней доступ);
  • листы аттестации;
  • свидетельства прохождения курсов по повышению квалификации;
  • докладные, служебные и объяснительные записки, заявления об уходе в отпуск и т.д.
  • автобиографию сотрудника либо его анкету, резюме;
  • характеристику работника с прежнего места работы или рекомендательные письма;
  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор или контракт;
  • личный листок по учету кадров (с дополнениями);
  • копию документа, который удостоверяет личность сотрудника;
  • копии свидетельства о браке и рождении детей;
  • копии документов об образовании или наличии специальных знаний;
  • копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
  • копии документов о награждении или наложении взыскания;
  • аттестационные листы;
  • должностные инструкции;
  • свидетельства, дипломы, списки изобретений, научных трудов;
  • копии документов воинского учета.

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Отдел кадров: – использует персональные данные работников в оформлении их личных дел в соответствии с Положением о работе с персональными данными; – обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность; – располагает личные дела работников в строго алфавитном порядке; – оперативно вносит в дополнение к личному листку по учету кадров сведения об изменениях анкетных данных работника и об изменениях в работе; – осуществляет подготовку личных дел уволенных работников к сдаче в архив.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Комплектование дел позволяет сконцентрировать и упорядочить в одном месте и общем виде все данные о штатных единицах, а также обеспечивает оперативный доступ к требуемой информации. Поэтому многие отечественные субъекты не отказываются от этой делопроизводственной процедуры.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.