Главная / Как получить пособие / Сроки Хранения Документов В Организации Мбдоу В 2022 Году Таблица Скачать

Сроки Хранения Документов В Организации Мбдоу В 2022 Году Таблица Скачать

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных бланков, которые изданы в одном календарном годовом периоде. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Период содержания номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел (НД) утверждается еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия; с ней согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Чаще всего номенклатура дел отдела кадров на 2022 год (с новыми сроками хранения) ведется специалистом кадрового отдела.

Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела. При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2022 год с новыми сроками хранения.

За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения, наказание: предупреждение, штраф или дисквалификация. Этот вопрос регламентируют статьи 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Учетные формы считают завершенными делопроизводством только после того, как в них внесут последнюю запись. Такую запись могут не вносить годами. Рассмотрим документ, который обязан вести каждый работодатель[6], — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них[7]. В форме этого документа есть графа 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и графа 13 «Подпись работника в получении трудовой книжки». Их следует заполнять в день увольнения работника. Следовательно, книга учета трудовых книжек не будет завершена делопроизводством до тех пор, пока последний работник, чья трудовая книжка вписана в книгу, не уволится.

Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Сроки хранения таких документов с 18.02.2022 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Первичные документы, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, определенных выше.

Сроки Хранения Документов В Организации Мбдоу В 2022 Году Таблица Скачать

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях утверждены приказом № 1000/5, которым предусмотрено, что документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив, хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях. Изъятие документов, для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности, запрещается. Для проведения экспертизы документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

Наличие установленных сроков хранения документов предусматривает создание предприятием необходимых для этого условий. Так, согласно пунктам 6.2 и 6.3 главы 6 Положения № 88 первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Определить круг документов для включения в номенклатуру.
Составить заголовки (наименования) дел.
Разработать классификационную схему номенклатуры (порядок расположения дел).
Определить сроки хранения дел.
Определить системы индексации и установить индексы дел.

Основой для разработки номенклатуры дел в ДОУ является Приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов , органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Приказ зарегистрирован в Минюсте РФ 8 сентября 2010 года № 18380.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

С 18 февраля 2022 года вступит в силу Приказ Росархива от 20 декабря 2022 N 236 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован приказ в Минюсте России 06 февраля 2022 года N 57449.

наименование организации;
номер и дату приказа;
описание НД, подлежащей утверждению;
основание для этого;
Ф.И.О. и должность ответственного лица;
дату;
подпись руководителя;
отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Новые сроки хранения документов в организации в 2022 году таблица

3. Если частью 1 настоящей статьи не предусмотрен более длительный срок давности привлечения к административной ответственности, за административные правонарушения, влекущие применение административного наказания в виде дисквалификации (за исключением административных правонарушений, предусмотренных частью 6 настоящей статьи), лицо может быть привлечено к административной ответственности не позднее одного года со дня совершения административного правонарушения, за административные правонарушения, предусмотренные частью 6 настоящей статьи, — со дня вынесения решения, указанного в части 6 настоящей статьи, а при длящемся административном правонарушении — не позднее одного года со дня его обнаружения.

Для некоторых документов НК устанавливает специальные сроки хранения. Например, документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов хранят шесть лет (п. 3 ст. 89.2 НК). При этом в НК нет четкого перечня документов для исчисления и уплаты налогов, которые следует хранить общий срок. Для каждого вида документа срок хранения прописан в разных нормативных актах. В частности, сроки хранения документов для исчисления НДС утверждены постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137, а сроки хранения первичных и других наиболее распространенных документов перечислены в перечне, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2022 № 236. Но срок, который прописан в нормативных актах, может отличаться от общего срока, установленного НК.

Статья 200. Начало течения срока исковой давности
1. Если законом не установлено иное, течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права.
2. По обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения.
По обязательствам, срок исполнения которых не определен или определен моментом востребования, срок исковой давности начинает течь со дня предъявления кредитором требования об исполнении обязательства, а если должнику предоставляется срок для исполнения такого требования, исчисление срока исковой давности начинается по окончании срока, предоставляемого для исполнения такого требования. При этом срок исковой давности во всяком случае не может превышать десять лет со дня возникновения обязательства.
3. По регрессным обязательствам течение срока исковой давности начинается со дня исполнения основного обязательства.

5.1. Срок давности привлечения к административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные статьей 6.18 настоящего Кодекса, в части использования запрещенной субстанции и (или) запрещенного метода начинает исчисляться со дня получения общероссийской антидопинговой организацией заключения лаборатории, аккредитованной Всемирным антидопинговым агентством, подтверждающего факт использования спортсменом запрещенной субстанции и (или) запрещенного метода.

Федеральным законом от 13 июля 2022 г. N 250-ФЗ (в редакции Федерального закона от 5 октября 2022 г. N 275-ФЗ) в часть 6 статьи 4.5 настоящего Кодекса внесены изменения, вступающие в силу по истечении ста восьмидесяти дней после дня официального опубликования названного Федерального закона

Справочная информация: Сроки хранения документов организаций (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2022 N 142 (до 13 февраля 2022 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182).

Внимание! С 1 января 2022 года действует механизм «регуляторной гильотины». По общему правилу в рамках государственного контроля (надзора) не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, вступивших в силу до 1 января 2022 года, а также в правовых актах исполнительных и распорядительных органов государственной власти РСФСР и СССР. Несоблюдение таких требований не может являться основанием для привлечения к административной ответственности (см. Федеральный закон от 31.07.2022 N 247-ФЗ).

1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2022 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Положением о создании организации либо Уставом.
Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
Штатным расписанием на текущий год.
Номенклатурой дел прошлых лет.
Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
Регистрационными формами учреждения.
Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения. В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2022 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Многие стройки пришлось отложить, так как на разработку и согласование проекта СЗЗ с последующим получением Решения и внесением сведений о СЗЗ в Росреестр требуется много времени. И теперь, когда близится 2022 год, эти требования скоро вновь будут действовать. Поэтому предприятиям нужно успеть подготовиться.

Например, некоторые мамы и папы считают, что чем раньше ребенок переболеет ветрянкой, тем лучше. При этом необходимо ограничить общение вашего ребенка, если он заболел, со здоровыми детьми. Вина воспитателя в распространении заболеваний в группах детских дошкольных учреждений обычно минимальна, если при этом им были выполнены все санитарно – гигиенические требования, установленные в подобных ситуациях. А именно санминимум для воспитателя.

санитарно – гигиенические правила регулируют и культуру поведения ребенка во время завтрака, обеда или ужина. Сюда входит общение во время приема пищи, правила сервировки и поведения за столом, умение пользоваться приборами… Сервировка и уборка посуды со стола, конечно же, ложится на плечи воспитателя или нянечки, в общем, на взрослых;
обработка игрушек по инструкции должна проводиться каждый день, после того, как всех детей заберут родители. Новые игрушки из магазина необходимо также обрабатывать до того, как они попадут к детям. Мягкие игрушки обычно обрабатываются методом кварцевания;
помещение, в котором занимаются дети необходимо проветривать по несколько раз в день, в тот момент, когда воспитанники детсадов находятся на улице или в другом помещении. Летом допускается проветривание в присутствии детей, если при этом исключен сквозняк;
белье, на котором воспитанники спят необходимо менять по степени загрязнения, но никак не реже, чем один раз в неделю;
обязательно необходимо вести журнал кварцевания;
оптимальная температура для помещения, в котором дети играют и занимаются, составляет не меньше 21 градуса и не больше 24;
оптимальная температура для помещения, в котором дети спят, составляет не меньше 18 градуса и не больше 21.

В случае подозрения на заболевания несовершеннолетнему измеряется температура. После каждого использования необходимо обрабатывать термометры. Обработанные градусники хранятся отдельно от использованных. Обрабатываемое оборудование должно быть недоступно для детей.

в) допускается в течение дня отступление от норм калорийности по отдельным приемам пищи в пределах +/– 5 % при условии, что средний процент пищевой ценности за неделю будет соответствовать нормам, приведенным в таблице 3 приложения 10 к СанПиН 2.3/2.4.3590-20, по каждому приему пищи;

Да, переделывать номенклатуры дел на 2022 год, похоже, придется. Но это будут скорее отдельные правки, а не фундаментальная разработка номенклатуры заново. И делать это в спешном порядке не потребуется. Ведь только по окончании 2022 года дела надо будет «закрывать».

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2022 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Кадровые документы, перечень

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Кадровый ДОКУМЕНТООБОРОТ МИКРОПРЕДПРИЯТИЯ Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2022 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот. Смотри кадровый документооборот в таблице ниже.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
пункт 8.2 – противодействие коррупции;
пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
пункт 8.4 – награждение.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Таблица по срокам хранения документов организации

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов признается грубым нарушениям правил учета доходов и расходов. К ним относятся отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета и систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. рублей.

5 федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, их следует отнести к категории подзаконных актов (документов) (ч. 3 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ). Имеют ли приоритет перечни перед законодательными актами при определении сроков хранения документов, созданных до приватизации организации? Сроки хранения определенных категорий документов, установленные законодательными актами, приоритетны для любого периода деятельности организации. При этом следует помнить, что закон не имеет обратной силы и при определении срока хранения архивных документов, образовавшихся до вступления в силу закона, установившего новый срок хранения, нужно руководствоваться действовавшим в этот период перечнем типовых архивных документов или отраслевым перечнем. Можно ли негосударственным организациям руководствоваться в работе правилами работы архивов организаций? Действующие правила работы ведомственных архивов не ограничивают сферу их применения. Правила работы архивов организаций в настоящее время готовятся к утверждению и также не имеют ограничений по сфере применения. К сведению. Основные правила работы ведомственных архивов утверждены Приказом Главархива СССР от N 263. При применении данного документа следует учитывать, что Решением Коллегии Росархива от одобрены Основные правила работы архивов организаций. Надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения? В архиве негосударственной организации архивные документы постоянного срока хранения формируются в дела, хранятся и учитываются отдельно от дел с документами, имеющими временный срок хранения, а также от дел с документами по личному составу. Для удобства работы дела с документами долговременных сроков хранения могут также храниться отдельно. Распространяется ли частная собственность на документы, создаваемые в организации? Архивные документы, создаваемые в организациях, действующих на территории РФ, относятся к частной собственности в том случае, если организации не являются государственными или муниципальными. К частной собственности относятся также архивные документы, создаваемые в общественных объединениях со дня их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, а также в религиозных объединениях после отделения церкви от государства. Законодательство называет все эти организации общим термином «негосударственные организации» (ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 125-ФЗ). Может ли организация иметь в составе своего архива документы Архивного фонда РФ? На основании ч. 7 ст. 6, ч. 3, 4 ст. 10, ст. 11 Федерального закона N 125-ФЗ документы Архивного фонда РФ могут храниться в архиве негосударственной организации: — временно — если они образовались в деятельности государственной или муниципальной организации, на базе которой возникла негосударственная организация, и были в свое время в установленном порядке включены в состав Архивного фонда РФ, в силу чего они остаются в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности и должны быть переданы на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив; — постоянно — если они образовались в деятельности негосударственной организации (либо данная организация на законных основаниях является их

2 различных выплат; е) предоставления всех видов отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); ж) дежурств по профилю основной деятельности; з) длительных внутрироссийских и зарубежных командировок, командировок для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда Приказы, распоряжения, документы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках Кассовые, банковские документы, авансовые отчеты, табели 5 лет Пункт 19 5 лет (при условии завершения проверки или ревизии и отсутствия споров и разногласий) Пункт 1 ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ*, п. 362 Лицевые счета работников 75 лет Пункт 413 Исполнительные документы 5 лет Пункт 416 Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально ответственного лица Пункт 457 Личные карточки работников 75 лет Пункт 658 Графики предоставления отпусков 1 год Пункт 693 Сведения о доходах физических лиц 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет) Пункт 396 Реестры сведений о доходах физических лиц 75 лет Пункт 397 Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, осуществлении удержаний из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий 5 лет Пункт 364 Списки: Пункт 685 а) членов руководящих и исполнительных органов организации Постоянно** б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны Постоянно и других военных действий

1 Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы Г.И. Демидов, эксперт журнала «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение» Журнал «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», N 11, ноябрь 2022 г. На официальном сайте Росархива ( в сентябре была размещена Информация «Ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций». В частности, было разъяснено, какие документы относятся к Архивному фонду РФ, что необходимо делать с документами предшественника предприятия, если у них истекают сроки ведомственного хранения, что делать с документами по личному составу уволенных работников, чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации, надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения. В статье мы представили ответы Росархива на актуальные вопросы организаций, а также привели информацию о сроках хранения отдельных видов бухгалтерских документов по учету труда и заработной платы. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от форм собственности регулируются Федеральным законом от N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 125-ФЗ). На основании ч. 1 ст. 17 данного закона организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры РФ от N 558 (далее — Перечень). Сроки хранения отдельных видов документов Приведем в таблице сроки хранения отдельных видов документов с учетом специфики нашего журнала. Наименование документа Срок хранения Норма закона Приказы, распоряжения, документы (справки, сводки, информации, доклады) по личному составу, касающиеся: а) приема, перемещения, совмещения, перевода, увольнения работников; б) проведения аттестации, повышения квалификации, присвоения званий (чинов); в) изменения фамилии; г) поощрений, награждений; д) оплаты труда, премирования, осуществления 75 лет Пункт 19

6 собственником или владельцем) и включены в состав Архивного фонда РФ в результате экспертизы ценности, проведенной в соответствии с договором, заключенным между негосударственной организацией и государственным или муниципальным архивом. Что делать с документами предшественника предприятия, если у них истекают сроки ведомственного хранения? Предположим, в организации хранятся документы предшественника — государственного (муниципального) предприятия (учреждения), но договор с архивом по включению этих документов в Архивный фонд РФ не был заключен. Что делать с данными документами, если у них истекают сроки ведомственного хранения? Поскольку выделение к уничтожению архивных документов возможно только после проведения экспертизы ценности, негосударственная организация, временно хранящая документы, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, должна заключить соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается (ч. 6, 7 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ). Что делать с документами по личному составу уволенных работников? Для документов по личному составу установлен 75-летний срок хранения, после чего они подвергаются экспертизе ценности, по результатам которой документы могут быть полностью или частично оставлены на постоянное хранение. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (пп. «б» п. 4 ст. 22, ч. 10 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ). Как определяется судьба архивных документов организации в случае ее ликвидации или реорганизации? При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ). С какими запросами могут обращаться граждане в архивы негосударственных учреждений? Федеральным архивным законодательством предусмотрено, что все организации при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами

3 в) лиц, награжденных государственными и иными Постоянно наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий г) работников 75 лет д) лиц, прошедших аттестацию 5 лет е) лиц, подлежащих воинскому учету 3 года ж) кандидатов на выдвижение по должности До замены новыми документами з) работников, получающих персональные ставки, оклады 10 лет и) работников, обучающихся без отрыва от производства 5 лет к) работников, ушедших на пенсию 5 лет л) лиц, выезжающих за границу 5 лет Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых 3 года Пункт 686 книжек и вкладышей к ним Переписка об оформлении командировок, переписка о получении заграничных паспортов работниками организации, переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз 5 лет Пункты Переписка по воинскому учету работников 3 года Пункт 690 Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе, журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе 5 лет Пункты Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину 3 года Пункт 694 Книги, журналы, карточки учета: Пункт 695 а) приема, перемещения (перевода), увольнения 75 лет работников б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров 75 лет (контрактов), трудовых соглашений в) выдачи (движения) трудовых книжек и вкладышей к 75 лет ним г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 5 лет д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте 5 лет работы е) лиц, подлежащих воинскому учету 3 года (после увольнения) ж) отпусков 3 года з) работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих в организацию, в которую они командированы и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации 5 лет (для зарубежных командировок — 10 лет) 75 лет к) выдачи командировочных удостоверений 5 лет л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов 5 лет Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий, 15 лет (на предприятиях с Пункт 696

перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2022 № 236 (далее — ТП 2022);
перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения, утвержденный приказом Минпроса СССР от 30.12.1980 № 176 (далее- ПМП).

Типовая номенклатура дел школы, содержащая перечень и новые сроки хранения документов, представляет собой систематизированный перечень документов, определяющих деятельность общеобразовательной организации. Номенклатура дел содержит сроки хранения документов директора и администрации школы, документации по образовательной, методической и воспитательной деятельности, кадровому обеспечению, бухгалтерскому учету и отчетности, документов библиотеки и медицинского кабинета, по организации питания, охране труда и Профсоюзному комитету.

2. Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет. Организации, которые комплектуют архивы временно хранят документы, а потом передают на постоянное хранение в архив (приказ Росархива от № 236).

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

12 Мар 2022 etolaw 49